Antoni Słonimski powiedział:
Jeśli nie wiesz, jak się zachować, to na wszelki wypadek zachowaj się przyzwoicie…
W dzisiejszym nagraniu Jakość Esencją Zarządzania skupię się na dobrym zachowaniu,
ale tym w świecie on-line.
Wskazówki, które dziś usłyszysz, jeśli jeszcze ich nie stosujesz –
znacząco zoptymalizują Twoje zachowanie w świecie wirtualnym.
Znajomość zasad savoir-vivre zdecydowanie pozbawia kompleksów i poczucia niższości.
Jest to swego rodzaju wygoda.
Zawsze wiemy, jak się zachować.
Jednym z fundamentów naszej komunikacji w świecie wirtualnym jest wiadomość e-mail.
Dotyczy to obszaru prywatnego oraz w większej mierze wymiaru zawodowego.
O ile różne organizacje, firmy, placówki państwowe mają wypracowane standardy identyfikatorów mailowych, to jednak wciąż u prywatnych adresów bywa z tym różnie. Trzeba jednak pamiętać, że używając naszego prywatnego adresu do spraw oficjalnych, jeśli chcemy być poważnie potraktowani, to warto używać imienia i nazwiska, jeśli to możliwe.
Wyobraź sobie sytuację…
Ubiegasz się o pracę, masz wysokie kompetencje, dobrze przygotowane CV i list motywacyjny.
Piszesz do potencjalnego przyszłego pracodawcy używając identyfikatora np. wesołyrysio22
Nie zdziw się, że nie zrobisz najlepszego wrażenia.
Róbcie, jak uważacie i uważajcie, jak robicie…
Profesor Bartoszewski
Warto w tym miejscu dodać, że kwestią niezbędną jest powitanie na początku wiadomości, jak i pożegnanie.
Jeśli jest to oficjalna korespondencja, możemy użyć zwrotów takich jak
– Szanowany Panie Dyrektorze, Profesorze…
Natomiast na zakończenie użyjemy sformułowań:
– Z poważaniem, Z wyrazami szacunku…
Skoro, nazwijmy to – wstęp mamy za sobą – to przechodzimy do mojej ulubionej kwestii.
Czas na naukę pisania był w szkole podstawowej.
Jedni zgłębili tą tematykę lepiej, inni gorzej.
Dlatego pisząc swoje wiadomości, zwróć uwagę na ortografię, interpunkcję.
Dostaję wiele maili napisanych bardzo niedbale.
Rozumiem, że dziś zarządzanie sobą w czasie jest bardzo ważne.
Jednak nie róbmy z naszego życia zupki w proszku – i korzystajmy z całego wachlarza możliwości naszego języka polskiego, czy to też języków obcych. W zależności w jakim się komunikujemy.
Opowiem Ci historię…
Dwa tygodnie temu otrzymałem wiadomość e-mail.
Klient z Niemiec.
Był niezadowolony z działań, które zostały podjęte w pewnym projekcie.
A raczej, które nie zostały podjęte.
Na końcu okazało się jedno wielkie nieporozumienie i z małej chmury duży deszcz.
Natomiast, co było bardzo interesujące, otrzymałem w tej wiadomości, na koniec jednego ze zdań – 7 wykrzykników…
Bo przecież lepiej jest mieć 7 milionów w inwestycjach niż tylko jeden…
W swojej odpowiedzi, poprosiłem osobę, aby nie nadużywała tego typu znaków w swoich wiadomościach. Zaznaczyłem też, że również zależy mi na rozwiązaniu problemu i emocje nie są tu dobrym doradcą.
Mogłem zareagować podobnie.
Mogłem napisać, że przecież to nie moja wina.
Wszystko zostało zrobione poprawnie.
A do tego dołożyć jeszcze kilka wykrzykników od siebie.
Przecież nie mogę być gorszy.
Na pewno zaogniłbym tym wszystkim całą sytuację.
Jednak dzięki swoim działaniom, otrzymałem od klienta odpowiedź z przeprosinami, że to nic personalnego. Chciał wyrazić swoją frustrację dotyczącą tego konkretnego przypadku.
Kończąc wiadomość – jeszcze raz przeprosił.
Opowiadam tą historię, aby zaznaczyć, że wykrzykniki, ich nadmiar, do tego może jeszcze w kolorze czerwonym – nie wprowadzą niczego dobrego w naszej korespondencji.
Co więcej, w większości przypadków po drugiej stronie ekranu powstanie duży dystans.
A przecież Jonathan Swift mówił:
Najlepsi lekarze świata to
Doktor Dieta,
Doktor Spokój i
Doktor Radość
Skoro temat radości jest już na tak zwanym tapecie.
Jeśli sytuacja nam pozwala to warto zaakcentować swój dobry nastrój, chęć współpracy, używając tak zwanych emotikonów.
Jeden wirtualny uśmiech w wiadomości e-mail potrafi zdecydowanie zoptymalizować naszą pracę.
Zasady savoir-vivre są na te kwestie otwarte, oczywiście z rozwagą.
Uwaga!
Chodzenie po bagnach wciąga
Media społecznościowe takie jak LinkedIn, Instagram, Facebook czy Twitter mają swoje negatywne strony, natomiast nie można przypisywać im tylko tego co złe.
Dlatego też, jeśli z nich korzystamy to zdecydowanie przyda się kilka wskazówek dobrego zachowania.
Zapominamy jednak, że rzeczywistość wirtualna często jest odzwierciedleniem tej realnej.
Natomiast w świeci on-line produktem, który bardzo staniał jest ODWAGA.
Wiele osób daje sobie przyzwolenie na wypowiadanie się na każdy temat, do tego często obrażając innych.
Przytoczona ODWAGA w świecie rzeczywistym zdecydowanie nie jest taka tania i te same osoby w wielu kwestiach nie odezwałyby się słowem.
Facebook to takie miejsce do szwendania.
Podwórko…
…z którego nie można wyjść
Jeśli już kogoś zapraszamy do znajomych na portalu społecznościowym, trzeba pamiętać, że obowiązują te same zasady co w naszym codziennym życiu.
Dlatego lepiej, aby to szef zaprosił pracownika, profesor – studenta, starszy – młodszego.
Czego nie publikować w mediach społecznościowych?
Na przykład zdjęć złamań, szwów, kontuzji. To nie wpływa dobrze na naszego odbiorcę.
Idąc tym modelem, możemy zabrnąć za daleko czego finałem może być publikowanie opowieści o naszej fizjologii…
Podobnie jest ze zdjęciami USG ciąży.
To jednak zdjęcie wnętrza brzucha.
Poza tym części ciąży nie udaje się donosić.
Wspaniale, że kobieta spodziewa się dziecka, jednak czy trzeba od razu o tym wszystkich informować?
Ponadto nie publikujemy zdjęć jedzenia.
Mam tu na myśli dosłownie każdy posiłek.
Chyba, że prowadzimy profil kulinarny.
To samo dotyczy wszelkich selfie w łazienkowym lustrze, w którym odbija się jeszcze parę innych rzeczy.
Akceptowalne są wyjątki,
ale nieakceptowalny jest
standard stworzony z wyjątków
Dlatego płynnie przechodząc do telefonu, trzeba zaznaczyć, że telefon komórkowy, jeszcze dwadzieścia lat temu był prawdziwym wydarzeniem. Dziś mają go praktycznie wszyscy, więc warto pamiętać o kilku zasadach telefonowania oraz używania tego gadżetu.
Wojciech Wocław w swojej książce Savoir Vivre, czyli jak ułatwić sobie życie, napisał:
Przyjmuje się, że dzwonimy do siebie między godziną 9:00 a 22:00, zaś w sprawach służbowych w godzinach pracy (umownie 9:00 – 18:00, w zależności w jakich godzinach pracujmy – przyp. DH).
Zasady te tracą ważność, jeżeli ustalimy z kimś inne.
Ciekawe jak jest u Ciebie?
Wyznaczasz granice, czy odbierasz telefony po pracy albo co gorsza w dni wolne od obowiązków służbowych. Daj proszę znać w komentarzu.
Wracając do naszego telefonu, pamiętajmy, że w miejscach publicznych nie jesteśmy sami.
Jeśli nie musimy, nie obarczajmy innych naszymi historiami bądź poufnymi informacjami.
Darrel Foster powiedział:
Od tego,
jak robisz jedną rzecz,
zależy,
jak robisz wszystkie
Dlatego, gdy czekasz na ważny telefon, a jesteś w trakcie spotkania – poinformuj o tym innych uczestników.
Opowiem Ci historię…
Rozmowa przy użyciu aplikacji Teams.
Mój rozmówca w pewnym momencie przeprasza, odbiera dzwoniący telefon komórkowy i mówi swojemu rozmówcy, że oddzwoni, bo ma teraz spotkanie.
Co najmniej kilka złamanych zasad savoir vivre w 10 sekund…
Zatem jakość jest esencją zarządzania Twojego zachowania w świecie wirtualnym…
…i cytując H. Jacksona Browna Jr.
Pamiętaj,
że każdy, kogo spotykasz,
czegoś się obawia,
coś kocha
i coś stracił